年賀状の宛名を1枚ずつ手で書くのは大変です。パソコンに Word が入っているなら、Excel の住所録から宛名をまとめて印刷できます。はがき専用の印刷ソフトを買わなくても、Word に付いている「はがき宛名面印刷ウィザード」を使えば、郵便番号の枠に合わせた縦書きの宛名を作れます。
この記事では、Excel の住所録の作り方から、ウィザードの進め方、試し刷り、うまくいかないときの直し方までを順に説明します。ウィザード（質問に答えていくと設定ができあがる案内画面）は「次へ」で進むだけなので、差し込み印刷が初めてでも使えます。
結論：「差し込み文書」→「はがき印刷」→「宛名面の作成」から始める
- Word の「差し込み文書」タブ →「はがき印刷」→「宛名面の作成」で、はがき宛名面印刷ウィザードが始まる
- 先に Excel で住所録を作っておく。1行目に「氏名」「郵便番号」「住所1」などの列見出し、2行目から1件1行
- 郵便番号の列は「文字列」にしておく。数値のままだと先頭の0が消える
- 縦書きなら、ウィザードで数字を漢数字に変換する項目にチェックすると、番地の数字が横に寝ない
- 印刷の前に「結果のプレビュー」で1件ずつ確かめ、1枚だけ試し刷りしてから全件を印刷する
ウィザードが見当たらないときは、アドインがオフになっていることがあります。直し方は後半の「うまくいかないとき」で説明します。
用意するもの
- Windows のパソコンに入れるデスクトップ版の Word：はがき宛名面印刷ウィザードは、Windows のデスクトップ版の機能です。Mac 版の Word や、ブラウザで使う Web 版の Word では使えません
- Excel の住所録：送る相手の名前と住所を、1件1行で入れた表。作り方は次の見出しで説明します
- 年賀はがきとプリンター：はがきを入れる向きや面は、使っているプリンターの説明書に従います
Excel の住所録さえできていれば、Word 側の作業はウィザードに答えていくだけです。
Excel の住所録の作り方
Word の差し込み印刷は、Excel の1行目を列見出し（タイトル行）として読み、2行目から下を1件ずつのデータとして扱います。列見出しの例は次のとおりです。
| 列見出し | 入れるもの |
|---|---|
| 氏名 | 相手の名前。会社あてなら会社名 |
| 敬称 | 様・御中など。相手ごとに変えたいときに使う |
| 郵便番号 | 7けたの郵便番号。列を「文字列」にする |
| 住所1 | 都道府県から番地まで |
| 住所2 | マンション名・ビル名・部屋番号など |
| 連名 | 同じはがきに並べて書く家族の名前 |
| 連名の敬称 | 連名の人につける敬称（様など） |
表の上に「住所録」などの題名の行を置くと、それが列見出しとして読まれてしまいます。1行目にいきなり列見出しを書くのが安全です。
郵便番号の列は「文字列」にする
Excel では、「0123456」のような数字は数値として扱われ、先頭の0が消えて「123456」になります。Microsoft の公式ヘルプ「Word の差し込み印刷用の Excel データ ソースを準備する」でも、郵便番号は Excel 側で文字列の書式にしておくよう案内されています。
- 郵便番号の列（図ならC列）の列番号をクリックして、列ごと選ぶ
- 右クリックして「セルの書式設定」を開く
- 「表示形式」で「文字列」を選んで OK を押す
- すでに0が消えてしまった番号は、文字列にしてから入れ直す
連名は列を足して1件の行に入れる
夫婦や家族の名前を並べて書きたいときは、行を増やすのではなく、「連名」と「連名の敬称」の列を足して、同じ行に入れます。
住所の全角・半角がそろっていない、余計なスペースが入っているといった住所録の整え方は、Excel 側の作業になります。当ブログでは、Excel の住所録を整える記事もこのあと公開する予定です。
はがき宛名面印刷ウィザードの手順
Word を開き、「差し込み文書」タブ →「はがき印刷」→「宛名面の作成」を選ぶとウィザードが始まります。あとは画面の質問に答えて「次へ」で進みます。項目の名前や並び方は、Word のバージョンによって少し違うことがあります。
1. はがきの種類を選ぶ
年賀状・暑中見舞い、通常はがき、エコーはがき、往復はがき、といった種類から選びます。年賀状なら年賀状の項目を選びます。「背景にはがきを表示する」にチェックを入れると、画面上にはがきの絵が出て、配置のイメージがつかみやすくなります。
2. 縦書きか横書きかを選ぶ
宛名を縦書きにするか横書きにするかを選びます。この画面には「郵便番号を住所の上に印刷する」といった配置の項目もあります。迷ったら、ほかの項目は初めの状態のまま進めてかまいません。
3. フォントと漢数字を決める
宛名に使う文字の種類（フォント）を選びます。縦書きの場合は、この画面にある住所の数字を漢数字に変換する項目にチェックを入れておきます。チェックしないと、住所録の「2-5-8」のような半角の数字が、縦書きの中で横向きに並んでしまいます。
4. 差出人を入れる
宛名面に送り主の住所と名前も入れたいときは、「差出人を印刷する」にチェックを入れて、郵便番号・住所・名前を入力します。差出人を裏面（文面）に書く場合は、チェックを外します。
5. 住所録を選ぶ
住所録は「標準の住所録ファイル」「既存の住所録ファイル」「使用しない」から選びます。Excel で作った住所録を使うときは「既存の住所録ファイル」を選び、「参照」から Excel のファイルを指定します。
6. 敬称を決める
宛名につける敬称を、様・御中・殿・行・係・宛・先生・なし、などから選びます。住所録に「敬称」の列を作った場合は、「住所録で敬称が指定されているときは住所録に従う」にチェックを入れると、相手ごとの敬称がそのまま使われます。個人あては「様」、会社あては「御中」、のように住所録側で分けておけます。
ウィザードを最後まで進めると、はがきの大きさの宛名面の文書ができあがります。
プレビューで1件ずつ確かめて、試し刷りする
できあがった文書は、住所録とつながった「差し込み印刷」の文書です。いきなり全部を印刷せず、まず画面で中身を確かめます。
- 「差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」をオンにすると、住所録の実際の名前と住所が入った状態で表示される
- プレビューの矢印ボタンで1件ずつ送り、名前・敬称・郵便番号・番地・建物名・連名が正しく出ているかを見る
- 住所や名前が欠けているときは、同じタブの「フィールドの対応」で、Excel の列と Word の項目の組み合わせを直す
- 名前の字や住所そのものの誤りは、Word ではなくExcel の住所録で直す
画面で問題がなければ、試し刷りをします。「完了と差し込み」→「文書の印刷」を選び、印刷するレコード（1件分のデータ）で「現在のレコード」を選ぶと、いま画面に出ている1件だけを印刷できます。最初の1枚は、書き損じても困らない普通紙やはがきで試すと安心です。郵便番号が枠からずれていないか、はがきの上下と表裏が合っているかを確かめます。
このあたりの「結果のプレビュー」「完了と差し込み」「フィールドの対応」の考え方は、Microsoft の公式ヘルプ「差し込み印刷を使用して封筒を作成し印刷する」でも説明されています（封筒の例ですが、操作の流れは同じです）。
全件を印刷する
試し刷りで問題がなければ、もう一度「完了と差し込み」→「文書の印刷」を選び、今度は全件を選んで印刷します。バージョンによっては、ボタンの名前が「完了 & 文書の差し込み」のように表示されることもあります。
一部の人だけ手で直したいときは、「個々のドキュメントの編集」を選ぶと、1件ずつのはがきが並んだ新しい文書ができます。その文書を直接書き換えてから印刷できます。
枚数が多いときは、プリンターに一度に入れるはがきを少なめにし、数十枚ごとに刷り上がりを見ながら進めると、紙詰まりやずれに早く気づけます。
うまくいかないとき
「宛名面の作成」を押してもウィザードが出ない
ウィザードは Word のCOM アドイン（Word に後から組み込まれる追加機能）として動いています。これがオフになっていると、ボタンを押しても始まりません。
- Word の「ファイル」→「オプション」→「アドイン」を開く
- 画面の下の「管理」で「COM アドイン」を選び、アドインの一覧を開く
- 「日本語はがき宛名面印刷ウィザード」と「日本語はがき文面印刷ウィザード」にチェックを入れて OK を押す
- Word を開き直して、もう一度「宛名面の作成」を選ぶ
それでも出ないときは、Office の修復を試し、だめなら再インストールします。
郵便番号の先頭の0が消える
Excel の郵便番号の列が数値になっていると、「0」から始まる番号の0が消えます。前半で説明したとおり、Excel で列を「文字列」にしてから番号を入れ直し、保存してから Word のプレビューを見直します。
番地の数字が横に寝る
縦書きの宛名に半角の数字を入れると、数字が横倒しになって読みにくくなります。直すには、ウィザードのフォントの画面で漢数字に変換する項目にチェックを入れて、宛名面を作り直します。
Excel の JIS 関数（半角の文字を全角に変える関数）で数字を全角にする方法もありますが、番地のハイフンも全角のまま横向きに残ることがあります。どの方法でも、番地の区切りがどう見えるかは印刷の前にプレビューで確かめてください。
住所や名前の一部が出ない
Excel の列見出しの名前が、Word の想定する項目名と違うと、住所2や敬称などが空のままになることがあります。「差し込み文書」タブの「フィールドの対応」を開き、Word 側の項目（住所や敬称など）に、Excel のどの列を当てるかを選び直します。
連名が印刷されない
連名は、Excel の住所録に「連名」と「連名の敬称」の列があり、同じ行に入っていることが前提です。列を足したら Excel を保存し、プレビューで確かめます。それでも出ないときは「フィールドの対応」で連名の割り当ても見てください。
確かめた範囲について
この記事は、Microsoft の公式ヘルプ（Excel の住所録の準備、差し込み印刷の流れ）と、パソコンメーカーのサポート情報（Word 2024 の画面での手順）、Microsoft のコミュニティの回答、パソコンの解説記事をもとにまとめました。当ブログでは、最新版の Word で実際に操作して確かめてはいません。ウィザードの項目名やボタンの表示名は、Word のバージョンや更新によって違うことがあります。
まとめ
- Windows のデスクトップ版 Word の「差し込み文書」→「はがき印刷」→「宛名面の作成」で、はがき宛名面印刷ウィザードを使う（Mac 版・Web 版は不可）
- Excel の住所録は1行目に列見出し、2行目から1件1行。郵便番号の列は「文字列」に
- ウィザードは、はがきの種類 → 縦書き／横書き → フォントと漢数字 → 差出人 → 住所録 → 敬称、の順に進む
- 縦書きなら漢数字に変換する項目にチェック。数字が横に寝るのを防げる
- 「結果のプレビュー」で1件ずつ確かめ、「現在のレコード」で1枚試し刷りしてから全件を印刷する
- ウィザードが出ないときはCOM アドイン、住所が欠けるときはフィールドの対応を見る
コメント